Piano ferie dei dipendenti: cos’è e come si fa

Una delle questioni più importanti da gestire per le aziende sono i momenti di assenza dei dipendenti, un aspetto tanto complesso quanto delicato.

Comprendere i meccanismi che determinano la maturazione ferie  è fondamentale sia per l’organizzazione dei turni di lavoro sia per rispettare quanto stabilito dalla legge e non trovarsi così a dover pagare multe anche piuttosto salate.

Uno strumento quanto mai valido in tal senso è rappresentato dal piano ferie, il quale consente di avere la completa tracciabilità delle ferie che maturano di volta in volta i dipendenti, considerando quelle già utilizzate e quelle che ancora a disposizione.

In questo articolo vediamo cos’è e come si fa un piano ferie, in maniera tale da crearne uno che rimane costantemente aggiornato e in perfetto ordine.

A cosa servono le ferie e cosa dice la legge

Le ferie sono qualcosa di essenziale per i lavoratori. La legge le predispone per permettere alla persona di recuperare le energie fisiche e mentali, in maniera da garantire da un lato il rispetto del diritto alla salute, dall’altro per assicurarne la piena produttività.

Il piano ferie permette di far bilanciare questi due aspetti, facendo in modo che possano andare di pari passo.

L’organizzazione delle ferie va programmata in base a quanto stabilito per legge riguardo al periodo minimo che risulta legale: un parametro che se non rispettato comporta per l’azienda il pagamento di sanzioni amministrative.

Le ferie spettano a tutte le categorie e tipologie di lavoratori, nessuno escluso. A livello normativo, le disposizioni che fanno da riferimento sono le seguenti: art. 36 della Costituzione, art. 2109 del Codice Civile, art. 10 del D. Lgs 66/2003.

Secondo quanto stabilito in tali documenti legislativi, ogni lavoratore ha diritto ad avere minimo 4 settimane di ferie l’anno, di cui minimo due da godere in maniera consecutiva nell’anno di maturazione; le altre due possono essere consumate nei 18 mesi successivi una volta terminato l’anno di maturazione.

A chi spetta fare il piano ferie

La persona che detiene il compito di gestire il piano ferie è il titolare dell’azienda: questo vale sempre, indipendentemente dalla presenza di un CCNL (oppure no).

Il datore di lavoro ha il potere decisionale ultimo rispetto al godimento delle ferie da parte del lavoratore: questo al fine di ottimizzare la produttività interna senza tralasciare gli interessi del dipendente.

Il piano ferie dei dipendenti va portato a conoscenza degli stessi in base alle dimensioni dell’azienda e va redatto così da rendere l’organizzazione del lavoro semplice e fluida.

Il dipendente non ha diritto a scegliere in autonomia il periodo che preferisce per la fruizione del tempo dedicato al recupero delle energie psico-fisiche. La concessione rimane, non ci stancheremo mai di ripeterlo, qualcosa che spetta prioritariamente a chi gestisce l’organizzazione del lavoro.

Qualora il lavoratore esercitasse un’astensione unilaterale, essa va intesa come un’assenza ingiustificata. In questo caso il datore di lavoro può avvalersi del diritto di applicare delle sanzioni disciplinari in base a quanto predisposto all’interno del CCNL.

Conseguire una gestione delle ferie priva di errori e costantemente aggiornata appare pertanto quanto mai essenziale e per farlo esistono diverse modalità. Vediamo quali sono quelle a oggi considerate più valide.

Come fare il piano ferie?

Il piano ferie può essere fatto sostanzialmente in tre modi: su carta, attraverso un foglio di calcolo excel, tramite un software gestionale.

Il sistema cartaceo è quello classico e rappresenta una soluzione ormai considerata superata. Nonostante ciò, sono ancora diversi i datori di lavoro che scelgono carta e penna per la redazione del piano ferie.

Certo, si tratta di un approccio di semplice attuazione, ma che comporta il rischio non trascurabile di incorrere in errori e imprecisioni.

L’alternativa più diffusa a quella cartacea è quella di utilizzare per la redazione del piano ferie un programma come Excel, il quale consente di effettuare i calcoli in automatico una volta inseriti i dati del singolo dipendente.

Anche in questo caso l’eventualità di incorrere in errori è quanto mai elevata: basta una sola informazione inesatta per non far tornare il tutto, con le conseguenze del caso.

Certo, online, ci sono diversi modelli gratuiti per il piano ferie dei dipendenti, ma si tratta di format generici che non tengono conto delle necessità della singola azienda.

A questo punto viene da domandarsi: ma una soluzione realmente affidabile e precisa per creare il piano ferie esiste? La risposta è affermativa e si tratta di un software ad hoc dedicato proprio alla gestione di tutti gli aspetti che riguardano i dipendenti.

In questo modo si riesce a semplificare l’organizzazione delle ferie, andando incontro a una drastica riduzione degli errori per quanto riguarda il calcolo.

Questo tipo di programmi è presente in molteplici varianti: non resta, quindi, che scegliere quello più in linea con le esigenze dell’azienda.

Così facendo si riesce a risparmiare tempo e ad avere tutti i documenti in ordine, a fronte di un’organizzazione interna della produttività dove niente è lasciato al caso.