Migliorare la gestione del b&b con il gestionale giusto

Aprire un b&b è certo un’esperienza emozionante, ma anche molto impegnativa. Le attività da svolgere per farlo funzionare sono numerose e vanno dalla pulizia degli spazi alle strategie di digital marketing, passando per la corretta gestione delle prenotazioni, l’accoglienza clienti e l’adeguamento ai requisiti di legge.

Ricorrere a soluzioni tecnologiche può aiutare a ottimizzare alcune di queste operazioni, riducendo tempi ed errori. Uno degli strumenti migliori e più utili è il gestionale per bed and breakfast, pensato per monitorare, controllare e gestire da un’unica piattaforma clienti, prodotti, tariffe, check-in, prenotazioni, tassa di soggiorno, piano delle pulizie e altro ancora. 

Di seguito andremo a scoprire come scegliere il software gestionale più adatto al proprio b&b.

Valutare caratteristiche ed esigenze della struttura ricettiva

Il primo passo da compiere per scegliere il gestionale bed and breakfast più adatto alla propria struttura consiste nel valutare con attenzione le caratteristiche di questa e nell’individuare gli elementi che necessitano di essere ottimizzati.

Naturalmente una famiglia che gestisce un piccolo b&b dovrà soddisfare necessità ben diverse da quelle di un albergatore che si occupa di una catena di alberghi, ma dovrà comunque tenere sotto controllo una serie di elementi molto importanti, come le tasse di soggiorno e l’overbooking, soprattutto se desidera ottimizzarne la gestione per sfruttare al massimo la crescita del turismo. Inoltre, il gestore della struttura potrebbe avere in mente di trasformarla, con il tempo e nel caso in cui riscontrasse un buon livello di interesse, in un vero e proprio albergo. Questo potrebbe richiedere dunque di fare affidamento su uno strumento modulare e scalabile.

Da quali dispositivi si intende utilizzare il gestionale bed and breakfast

Secondo elemento da prendere in considerazione è il tipo di dispositivo o i dispositivi dai quali si desidera controllare il gestionale.

A seconda delle necessità, si potrà optare per uno strumento utilizzabile esclusivamente da pc oppure per uno più flessibile e moderno, che permetta di effettuare vari tipi di operazioni anche da dispositivi mobili, ossia smartphone e tablet. Questa seconda opzione consente di tenere tutto sotto controllo anche quando si è fuori o in viaggio, e non si può accedere al gestionale da computer fisso.

Definire un budget

Alcuni gestionali per b&b mettono a disposizione gratuitamente svariate funzioni di base, ma per accedere a quelle più avanzate o per abbinare altri utili software, come i channel manager e i booking engine, è in genere richiesto il pagamento di un canone mensile.

Proprio per questo motivo è molto importante avere ben chiaro fin da subito quanto si pensa di poter stanziare per utilizzare il gestionale e i componenti aggiuntivi.

Individuare e confrontare le varie soluzioni

L’ultimo passaggio consiste nell’individuare tutti i gestionali bed and breakfast che meglio rispondono alle necessità della propria struttura ricettiva e nell’effettuare un confronto delle caratteristiche e delle funzionalità messe a disposizione, nonché dei pacchetti aggiuntivi che potrebbero, anche in un secondo tempo, essere abbinati per implementare ulteriormente le funzionalità dello strumento. Tra questi potrebbero rientrare, a titolo d’esempio, gli strumenti per la creazione e invio di report Istat e Alloggiati o di fatture elettroniche.

Inoltre, è importante non dimenticare di tenere conto dei prezzi, dell’affidabilità e dei livelli di sicurezza garantiti.