Le virtual data room: i vantaggi per le imprese

Nel 2025, fare impresa significa dover fare attenzione a centinaia di dettagli, non solo ai profitti. Gli imprenditori sanno che i temi principali per avere un business di successo sono due: investire in tecnologie e in misure di sicurezza. Entrambi sono temi e preoccupazioni che non sono destinati ad andare via presto. Gli attacchi di hacker sono una realtà indiscutibile, soprattutto in Italia, e mettono a rischio non solo i dati delle aziende. Sono a rischio anche i dati dei loro clienti e informazioni sensibili come i dati di fusioni, acquisizioni e consulenze finanziarie. Infatti, i cyber attack possono mettere a rischio informazioni sensibili come dati finanziari, password e dati privati come indirizzi di residenza o numeri di telefono. 

Per questo, ci sono le data rooms virtuali, strumenti utili sia per garantire la sicurezza che per garantire una collaborazione efficiente tra il team di lavoro. 

Cosa dicono i dati: gli attacchi digitali in Italia

Secondo il recente report OAD 2024 pubblicato da AIPSI, nel 2023 il 72,4% delle aziende italiane ha subito attacchi informatici. Tra i più comuni ci sono malware, ransomware e attacchi alla supply chain, cioè attacchi contro la filiera di produzione. Tra le imprese più colpite ci sono quelle grandi e con un fatturato maggiore, ma non sono al sicuro nemmeno le piccole e medie imprese (PMI) come quelle di consulenza o quelle immobiliari, che spesso sono vittime di attacchi di phishing. 

Uno degli attacchi più recenti, che risale a gennaio 2025, ha avuto come obiettivo banche ed imprese nazionali. I colpevoli sono il gruppo di hacker filorussi Noname057(16) che hanno preso di mira istituti di credito come Monte Paschi ed aziende come 

Vulcanair. 

È evidente che le aziende italiane devono adottare misure più efficaci per contrastare gli attacchi di hacker. Esistono diversi modi per migliorare la cyber sicurezza del proprio business e, tra questi, ci sono le virtual data room (VDR). 

Come funzionano le data rooms

Si tratta di piattaforme che sono al 100% virtuali, accessibili solo dagli utenti autorizzati. In questo spazio digitale, le aziende possono fare diverse attività senza correre nessun rischio. Tra questi ci sono la condivisione di documenti, informazioni, le modifiche di documenti (anche grazie alle impostazioni di traduzione automatica) e raccogliere dati sensibili senza paura di cyber attacchi o di persone non autorizzate ad entrare nella virtual data room. 

Le vdr solutions disponibili sul mercato sono molte ed ognuna ha le sue peculiarità ed i suoi punti di forza. Tra i fornitori di data room più popolari ed apprezzati dagli utenti ci sono IDeals, apprezzata in particolare per l’infrastruttura cloud, e Datasite, ideale soprattutto per i business di fusioni e acquisizioni (M&A). 

Quello che accomuna tutti i provider di VDR è l’attenzione alla sicurezza. Infatti, i fornitori di data rooms usano protocolli avanzati, permettono agli utenti di attivare l’autenticazione a due fattori ed includono la scansione antivirus, uno strumento fondamentale al momento di caricare (o scaricare) documenti sensibili. Con pagine di accesso personalizzate e backup dei dati automatico, queste piattaforme digitali sono utili per ogni tipo di business: M&A, consulenza, immobiliare e non solo. Per grandi aziende o per PMI, i vantaggi sono innumerevoli. 

I vantaggi di implementare una virtual data room per l’azienda

Se la sicurezza è sicuramente uno dei maggiori pro per le imprese, è anche vero che le VDR offrono diversi altri vantaggi. Tra questi ci sono: 

• Certificazioni nazionali ed internazionali che garantiscono che il servizio del provider è sicuro e legale;
• Accesso solo ad utenti autorizzati e con autenticazione a due fattori;
• Interfaccia e dominio personalizzabili;
• Gestione dei documenti (e non solo) facile ed efficace grazie a strumenti come il supporto per multipli tipi di file:
• Strumenti extra come il Q&A integrato oppure le traduzioni rapide ed automatiche;
• La maggioranza delle virtual data room presenti sul mercato sono disponibili per diversi dispositivi, inclusi gli smartphone;
• Alcuni data room providers offrono una demo o una prova gratuita della piattaforma;
• Uso dell’intelligenza artificiale (IA) per facilitare i processi di condivisione e di visualizzazione. 

Le data room virtuali sono strumenti utili per ogni tipo di business e tutti i vantaggi ne sono una prova. In più, con la minaccia di hacker sempre dietro l’angolo, le funzioni di sicurezza delle VDR sono cruciali per proteggere le aziende e i loro clienti. Grazie a crittografie innovative e a rilevatori di minacce automatici, le data rooms sono il metodo più efficace per evitare cyber attacchi e per garantire la privacy di clienti, dipendenti e business partners. 

La scelta delle aziende: investire nella sicurezza

“La sicurezza informatica non va considerata un costo per le imprese, ma un’opportunità, un investimento per proteggere il patrimonio prezioso dei dati aziendali ed aumentare la competitività sul mercato,” ha detto Fabrizio Peresson, Presidente di Confartigianato ICT, nel corso dell’evento ‘La cybersecurity a misura di Mpm.”
Le virtual data room offrono un’opportunità per le aziende italiane e spesso, grazie ad abbonamenti annuali, la sicurezza non ha più un costo proibitivo. È innegabile che i benefici siano maggiori degli svantaggi, per tutti gli utenti coinvolti nel business.